PTA & WORK / 予定の調整
平日にPTAと仕事が重なったら、僕は内容を見て、どちらに行くかを考えています。
予定は、あらかじめスマホのカレンダーに入れています。そのうえで重なったときは、会議や仕事の内容を精査して判断します。
ここでは、その考え方を出発点に、参加できる範囲を確かめ、連絡し、必要な作業を引き継ぐまでを整理します。どちらを優先するかは、実際の役割や職場・PTAの運用に合わせて判断するものです。
開始と終了の間に、移動時間が入っているか
まず見たいのは、予定が重なる時間です。カレンダー上で会議が並んでいるだけでも、移動を含めると間に合わない場合があります。
時間を見直すための例
PTAの会議は14時まで。仕事の予定は14時から。
移動に20分かかるとしたら、会議を終えてから移動する予定では、仕事の開始に間に合いません。時間帯が隣り合っていても、実際の動きでは重なっています。
会場へ行く時間、準備や片付け、自宅に戻ってからの用事まで、どこを含めるか見直します。
この時刻と所要時間は説明用です。自分の移動や、前後に必要な作業を入れて確かめてください。
参加を考えるときは、内容を分けて見る
「PTAの予定」「仕事の予定」という名前だけで判断するより、その場で何をするのかを見ます。次の表は、相談に必要なことを整理するための確認表です。
| 確認する視点 | 見ること |
|---|---|
| 本人がその場にいる必要 | 自分が説明・判断する内容か、後から確認できる内容か |
| 時間や方法を変えられるか | 途中参加や別の方法を相談できるか。誰に確認するか |
| 先にできる担当作業 | 資料の準備や意見の提出を前に進められるか |
| 参加しない場合の影響 | 止まる作業や、確認が必要な相手はいるか |
| 家族の予定 | 送迎など、別に調整が必要なことはあるか |
表を埋めれば機械的に答えが出る、というものではありません。自分で決められる範囲と、関係する人に相談して決める範囲を分けるために使います。
「参加できない」に、次の確認を一つ添える
欠席する場合は、指定された連絡方法を確認します。担当の仕事があるなら、どこまで進んでいて、何を引き継ぐ必要があるかも伝えます。
まだ仕事の予定が確定していなければ、いつ分かるのかを知らせると、相手が次の確認をしやすくなります。
会議には出られないが、事前の資料確認はできる場合
「その日は仕事と予定が重なり、会議には参加できません。資料の確認と意見の提出は前日までにできます。先に見ておく内容と、終了後の共有方法を教えていただけますか」
仕事の予定がまだ確定していない場合
「仕事の日程を確認中です。参加できるかは○日までにお返事します。先に確認や準備が必要なことがあれば教えてください」
当日の参加も事前作業も難しい場合
「今回は参加と事前準備の時間を取ることが難しい状況です。現在担当している作業の進み具合をまとめますので、進め方を相談させてください」
上の文面は、この記事用に作った連絡例です。できることを広く約束せず、実際の状況に置き換えて使います。別の人に作業をお願いする場合も、引き受けられるかを相手に確認してから進めます。
欠席したあとに、自分が何を確認するか
会議に参加できなかった日は、決定事項のうち、自分の担当に関わることを確認します。記録が共有されるか、どこを見ればよいかを先に聞いておくと、後から探す手間を減らせます。
札幌市中央区PTA連合会のQ&Aには、欠席時に事務局から資料などを送る運用が案内されています。自分のPTAにも同じ仕組みがあるとは限らないので、共有方法を確認する例として参考にします。
| 残しておくこと | 確認する内容 |
|---|---|
| 決まったこと | 自分の作業に関わる変更はあるか |
| 担当 | 自分が行うことと、相談が必要なこと |
| 期限 | いつまでに何を返す・準備するか |
| 確認先 | 不明な点を誰に聞くか |
予定を決め直したら、カレンダーと家族への共有も更新する
参加する方が決まったら、その後の動きも含めて予定を直します。途中参加になった、別日に作業することになった、送迎の担当が変わった。変更した部分は、影響する人にも伝えます。
僕は予定を前もってカレンダーに入れるようにしていますが、予定が多いと家族への共有が追いつかないことがあります。調整できたつもりの予定が古いまま残っていないかも、確認したいところです。
仕事とPTAが重なったときは、参加できる時間、担当する作業、後で確認することを分ける。どちらに行くかを考えるとき、その後に何が残るかまで見ながら相談していきたいです。